المحاضرة الثامنة عشر
امن الوثائق
تعرف
الوثيقة على انها: اي شكل مادي(بيان
او وعاء) يحتوي على معلومات سواء كانت رسمية او شخصية يمكن اثبات احتوائها على معلومات،
اي انها اي بيان يحتوي على معلومات بغض النظر عن اشكالها المادية وهيئتها كونها
ملموسة ماديا او مفهومة او مقرؤة الكترونيا وتمثل الوثيقة كل ما يمكن أتمانه والرجوع اليه لاثبات
صحة معلومات معينة او تأكيد واقعة او صحة تصرف معين.
وليس بالضرورة ان تحتوي الوثائق على معلومات
فقط بل يمكن ان تحتوي على معلومات مصنفة او معلومات دخلت في دورة المعلومات فاصبحت
استخبارات، ويقسم علماء التاريخ الوثائق التاريخية الى وثائق مكتوبة بجميع اشكالها
او وثائق صامتة- والتي تمثل الاسلحة والمباني والملابس والمصوغات والحلي.
اما في مجال خدمة الامن فان الوثيقة يجب ان تتحلى ببعض الخصائص حتى يمكن
اعتمادها وبالتالي الاستفادة منها كدليل او ان تتمتع بحجية امام القانون وهذه
الخصائص هي:-
اولا- ان تكون تلك المعلومات الواردة في الوثيقة واقعية وحقيقية
اي لها وجود مادي او ظاهر على ارض الواقع وان لا تحتمل اكثر من تأويل او تفسير.
ثانيا- امكانية التحقق من
تلك المعلومات وتحويلها من شكل مادي الى اخر، مثل تسقيط معلومات المكالمات على ورق
يسهل قراءته والتعامل معه.
ثالثا- ان يعتد بها امام القضاء.
رابعا- امكانية وجود ارتباط لتلك الوثيقة بوثيقة اخرى او عدة وثائق.
خامسا- ان تكون صادرة من جهة معينة تعترف بصحة صدورها او صحة ما
جاء فيها.
سادسا- ان تكون مما تعارف على استخدامه فلا يعتد بالكتابة على اليد
او المحارم او الملابس.
وجاء في
المادة(3/اولا) من القانون رقم 70 لسنة 1983 الصادر في العراق المتعلق بالمحافظة
على الوثائق توصيفا للوثائق جاء فيه" يقصد بالوثائق لأغراض هذا القانون،
المراسلات والسجلات والمحررات الرسمية والمستندات وكل وعاء لحفظ المعلومات التي يتم
تثبيتها بالحرف أو الرقم أو الصورة أو الرسم أو التخطيط سواء كان على شكل ورقة أو صورة
أو خريطة أو فلم أو شريحة فلمية ( سلايد) أو ختم أو شريط ممغنط أو أي وعاء آخر".
ولما كانت الوثيقية هي اي بيان يحتوي على
معلومات اي ان الوثائق قد تأخذ اشكال متعددة بالامكان الاشارة الى البعض منها:-
1- جميع انواع المخاطبات الورقية.
2- الرسوم والمخططات والصور والخرائط والجداول وما شابهها.
3- الاقراص المدمجة والفلاش مموري والهارد واشرطة الفديو والكاسيت
ومثيلاتها.
4- الكتب المطبوعة والمصورة بكافة انواعها.
5- المواقع الالكتروفية والتطبيقات والبرامجيات.
6- قوائم الخدمات.
7- الوصولات ايما كان غرضها.
8- المستمسكات الرسمية والثبوتية مثل الجوازات ودفتر الخدمة وعقد الزواج
وغيرها.
9- تذاكر السفر وقوائم وسندات الشحن وحجوزات الفنادق.
10- الاوراق المالية- الاسهم والسندات.
11- الاوراق التجارية- الصكوك، الكمبياله، السند للامر، السفتجة ( الحوالة
التجارية).
12- الدفاتر الامتحانية وقوائم وسجلات الدرجات وشهادت التخرج ومكملاتها.
13- البرامج الاذاعية والتلفزيونية.
14- الدراسات والاستفتاءات واستطلاعات الرأي المكتوبة او الالكترونية.
15- الوصفات الطبية ونتائج الفحص والتحليل الطبي وصور الاشعة والسونار
وغيرها.
16- اي شكل اخر يحتوي على معلومات يمكن الاستفاده منها.
ومن اجل المحافظة على امنية الوثائق فان هناك الكثير من الاجراءات التي
يمكن اتخاذها وان هذه الاجراءات قد تتفاوت بين جهة واخرى تبعا
لاهمية الجهة التي تتعامل مع تلك الوثائق او نوع
تلك الوثيقة او المعلومات التي تحتويها،
وعلى وجه العموم يمكن اتخاذ العديد من الاجراءات الخاصة بامن الوثائق من على سبيل
المثال:-
1- تحديد الاشخاص الذين يسمح لهم بالتعامل مع الوثائق المهمة.
2- ان تحمل المخاطبات الرسمية درجات تصنيف وكتمان.
3- عمل خزانات خاصة لحفظ الوثائق المهمة.
4- اختيار السعاة (المكلفين بنقل البريد) من العناصر الجيدة والمؤتمنة.
5- حفظ الاختام لدى الجهات الامنية.
6- وضع الوثائق التي
يمكن ان تستغل لغرض التزوير مثل الصكوك او دفاتر الاجازات المرضية لدى عناصر الامن
وضرورة السيطرة على صرفها وتثبيت ذلك في سجلات رسمية.
7- العمل على اتلاف
المسودات ونسخ الكاربون او النسخ الزائدة.
8- قيام المسؤولين بعدم
توقيع نسخ اكثر من النسخ المطلوبة.
9- عدم تكليف الموطنين
في بعض الدوائر الرسمية بعمل نسخ من المخاطبات الداخلية بقصد تمشية معاملاتهم
الخاصة.
10- وضع كلمات سر على
الحاسبات التي تحتوي بيانات عامة او كلائش جاهزة.
11- تحرق الوثائق
القديمة التي لا تتعلق بتمشية مصالح المواطنين في محارق خاصة.
وما يجري على الوثائق العادية ينسحب كذلك على الوثائق الالكترونية بكافة
انواعها على ان تكون مما يمكن تداوله والانتفاع به اي تكون واضحة ومفهومة على اقل تقدير عند الجهات المستفيدة ولا ضير
ان كانت مجفرة او ان تكون على شكل رموز لغير المستفيدين منها لضمان سرية ما فيها
من معلومات ولا يقف الحال عند استعمال الوثقية الالكترونية بل يتعدى ذلك الى
حفظها وارشفتها ايضا ويعزز ذلك اجراءات تبادل الثقة بين مصدر الوثقية الالكترونية
والمستفيدين منها و من ذلك الامضاء والترخيص والموافقة المسبقة بالاستخدام.
الاجراءات المطلوبة حال فقدان وثيقة
1- ان كانت الوثيقة من
النوع الذي يرتب التزامات مالية فيجب سرعة ابطال العمل بها عن طريق اشعار الجهة
المكلفة بتفيذ تلك الالتزامات.
2- ان كانت الوثيقة
تحوي على معلومات مصنفة صادرة من غير الجهة التي تسببت بفقدانها فعلى تلك الجهة
اخبار الجهة الاصلية وترك موضوع التصرف لها.
3- اذا كانت الوثيقة
المفقودة تحتوي على معلومات مصنفة وتسببت بفقدانها فانه
يجب اخبار الجهات ذات العلاقة بذلك والحرص على تسليم وثائق جديدة الى الجهات
المستفيدة مع تغير في اسلوب ايصال تلك
الوثيقة ويفضل ارسالها بيد مأمور.
4- اذا كانت الوثقية
تحتوي على معلومات شخصية مثل المستمسكات الشخصية الرسمية او الثبوتية فانه يجب
اشعار الجهات المختصة مثل الشرطة والقضاء لضمان عدم استغلالها والتصرف بها من قبل
الغير.
5- الوثائق التي يتم
العثور عليها نتيجة الحوادث الطبيعية او الصناعية فانه يجب تسلميها الى الجهات
المختصة وابطال العمل بها.
6- في حالة فقدان وثائق
عسكرية بسبب طبيعة المعارك العسكرية فانه يجري ايقاف التعامل بها وعدم التعامل بها
وخاصة في بناء الخطط العسكرية.
ليست هناك تعليقات :
إرسال تعليق